최근 지식경제부가 발표한 국내 10인 이상 기업 3224개사를 대상(응답 기준)으로 한 ‘2012년 국내기업 e-비즈니스와 IT활용조사’ 결과에 따르면, 대기업의 IT활용지수는 전년대비 2.9점 상승했다. 그러나 중소기업은 불확실한 경제상황과 내수부진 등으로 인해 3.2점 하락하는 등 대·중소기업간 IT활용 지수 격차도 더욱 커진 것으로 나타났다.
자금과 IT 전담인력에 대한 투자 부담, 인프라 부족 등과 같은 이유가 중소기업의 IT 활용지수 하락의 주요 원인이며 이는 장기적인 경기침체로 경기 불확실성이 지속됨에 따라 심화될 여지가 다분한 것이 현실이다.
하지만 전세계적으로도 최신 IT 기술이 비즈니스 전반에 빠르고 폭넓게 활용되는 등 기업의 디지털화가 빠르게 진행되고 있는 상황을 고려한다면, 중소기업도 장기적인 안목을 가지고 디지털화를 통해 비즈니스 경쟁력을 제고하는데 관심을 가져야 할 필요가 있다.
특히 중소기업은 대기업보다 조직이 유연하므로 신속한 의사결정이 가능하다는 강점을 가지고 있다. 따라서 이런 강점을 최대한 활용한다면 기업의 경쟁력 제고에 많은 도움을 줄 수 있다. 그렇다면 빠른 의사결정을 어떻게 경쟁력으로 연결시킬 수 있을까. 해답은 바로 이런 강점을 십분 활용해 업무 생산성 및 효율성을 극대화할 수 있는 영상회의에 있다.
실제로 해외의 중소기업들은 예전부터 IT에 많은 투자를 하며 디지털화를 진행시켜왔고 특히 영상회의의 효과를 톡톡히 보고 있다. 보안 소프트웨어 회사인 베르다시스(Verdasys)는 직원들의 출장을 줄이고 인원 확충 없이 성장하는 방법을 고민하다가 영상회의 솔루션을 도입했다.
베르다시스(Verdasys)는 영상회의를 도입한 첫 해 고객들과 100건의 영상회의를 진행했으며 영상회의 건당 3천달러(한화 약 342만원) 가량의 출장 경비를 절감함으로써 한 해에 출장으로 인한 비용 약 25만달러(한화 약 2억7천만원) 절감 효과를 거뒀다.
이러한 영상회의 도입을 통해 비용 절감효과뿐 아니라 시간 절감 및 직원 개개인의 삶의 질도 높일 수 있다. 글로벌 로펌인 맥로버츠 LLP(MacRoberts LLP)는 영상회의 솔루션을 활용해 인사 부서의 직원들에게 트레이닝을 제공하고 고객사 임직원들에게 기업법 변화, 제정법 상태를 정기적으로 업데이트하고 보고함으로써 출장 경비, 시간을 절감할 수 있었다.
또한 맥로버츠 LLP의 변호사들은 장기간 비행으로 인한 시간의 손실까지 보호할 수 있어서 결과적으로 더 많은 여가 시간 및 가족과의 시간을 보내는 게 가능해졌다.
또한 영상회의를 도입하게 되면 기업 내부의 여러 부서들도 다양한 혜택을 누릴 수 있다. 예를 들어 예산이 충분하지 못한 인사 부서에서는 영상회의를 활용한 인사 인터뷰, 트레이닝, 사내 활동 등을 진행함으로써 비용 절감이 가능하며 파트너들과의 원활한 커뮤니케이션이 필수인 생산관리 및 제조 부서에서는 세계 각지에 있는 다양한 파트너들과 영상회의를 통한 제품 검수 및 품질 보증 작업을 진행함으로써 비용 및 시간을 획기적으로 감소시킬 수 있다.
이렇듯 영상회의는 업무 방식과 업무를 처리하는 장소, 업무 방식의 효율성, 기업 및 직원이 커뮤니케이션 하는 방법까지도 혁신적으로 바꾸어 놓고 있다. 이제 최신 IT 기술을 도입해 업무에 활용하는 것은 더 이상 선택사항이 아닌 비즈니스 연속성을 위한 필수 요소가 됐다.
IT 투자 여부를 고민하는 단계에서 나아가, 어떻게 더욱 효과적으로 다양한 업무에 활용함으로써 실제로 경쟁력을 향상시킬 수 있을지를 고민해야 할 때다.
신대준
폴리콤코리아 지사장
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